Les conseils d'administration et de surveillance

SCANI est doté de deux organes de gestion complémentaires. Cliquez par ici pour en savoir plus.

Proposer sa candidature à l'un des conseils

A la date de l’écriture de ces ligne, le travail au sein des conseils de SCANI n’est toujours pas cadré mais il ne demande qu’à l’être. Le but de ce document est d’éclairer les candidats à l’élection des conseils de SCANI afin de leur permettre de savoir exactement à quoi ils s’engagent et la marge de manœuvre disponible.

Points communs aux deux conseils

Être élu dans un conseil de SCANI est un mandat donné par l’assemblée générale permanente pour une durée de trois ans. (renouvellement des conseils par tiers).

S’il est bien entendu possible de démissionner en cours de route sans avoir à motiver sa décision, il est prudent de considérer que ces trois ans sont un engagement minimal de durée.

Les membres des conseils d’administration et de surveillance de la coopérative sont les représentants de celle-ci devant la loi. Ainsi, ils sont déclarés auprès du registre du commerce et chaque membre apparaît sur le KBIS de SCANI. Il est donc nécessaire de ne pas être frappé d’inéligibilité ou d’interdiction de gérer une entreprise.

Afin de se familiariser avec la fonction, et pour s’assurer que tout ira bien dans la durée, depuis l’exercice 2017, SCANI adopte des « administrateurs stagiaires ». Ceux-ci sont élus et inscrits aux mêmes listes de discussion que les administrateurs déclarés mais ne disposent pas d’un droit de vote au sein des conseils et ne sont pas déclarés auprès du registre du commerce.

Les fonctions d’administrateurs peuvent ensuite être entérinée et le stagiaire inscrit au registre du commerce, ou bien la période de stage peut être prolongée (par exemple si aucune action notable n’a pu permettre de vérifier que tout se passait bien entre un administrateur stagiaire et SCANI au cours d’un exercice). Enfin, il peut être simplement mis fin à la fonction d’administrateur stagiaire si, pour une raison ou une autre, « ça ne colle pas ».

Les administrateurs ont le droit de mener toute action de nature à protéger leur responsabilité personnelle et juridique.

Investissement en temps

Être membre d’un conseil ne consomme actuellement pas de temps, chaque personne étant seule juge de ce qu’elle veut bien donner à la coopérative.

Il semble tout de même prudent de prévoir 3 à 6 réunions annuelles de l’ordre d’une demi journée, celles-ci risquant assez vite de devenir indispensables pour assurer la bonne marche de SCANI et la cohésion du groupe.

Par ailleurs, les administrateurs peuvent également donner du temps pour des fonctions précises au sein de la coopérative : comptabilité, installations, dépannage, représentations, animations de réunion, …

Spécificités du conseil de surveillance

La fonction d’administrateur de SCANI n’est statutairement pas rémunérée. L’idée derrière ce principe est que les personnes chargées de trancher les questions opérationnelles ne doivent pas le faire sous l’influence de conflits d’intérêts, notamment financiers.

Les frais engagés par les administrateurs peuvent, comme n’importe quel autre volontaire, être remboursés. Ces remboursements sont détaillés dans le bilan moral annuel, personne par personne.

Il a tout de même été constaté que ce sont bien souvent les personnes les plus impliquées qui sont les plus à même de prendre des décisions .. Et lorsqu’on donne plusieurs jours par semaine à la coopérative, il faut bien pouvoir en vivre.

Ainsi, l’administration de la coopérative a été séparée en deux conseils. Si les membres du conseil d’administration peuvent être rémunérés au titre de fonctions techniques ou en tant que prestataires pour la coopérative, les membres du conseil de surveillance ont l’interdiction statutaires d’être rémunérés, que ce soit directement ou indirectement.
Missions principales du conseil de surveillance

Sans que ceci soit limitatif, les fonctions actuelles du conseil de surveillance sont :

Missions principales du conseil d’administration

Les conseils n’ont, jusqu’à présent, pas eu de rôle prépondérant à jouer dans la coopérative, les décisions ayant très majoritairement été prises par les actifs.

Le conseil d’administration dispose tout de même de certaines prérogatives, notamment bancaires. C’est donc un ou plusieurs membres du conseil d’administration qui ont en charge la gestion de la comptabilité, le règlement des fournisseurs, le déclenchement des prélèvements des membres, etc.

Plus globalement, le conseil d’administration a la charge de trancher les débats qui ne feraient pas consensus au sein des actifs.

Pourquoi rejoindre le CA ou le CS de SCANI ?

Le nombre de personne disposant d’une vue d’ensemble des activités de la coopérative est assez réduit et il est nécessaire que cela change pour permettre à SCANI de poursuivre et d’amplifier ses actions.

Les membres actuels et (surtout) les candidats au CA et au CS devront donc s’activer pour faire émerger le cadre de travail des conseils en secouant les plumes des plus anciens pour comprendre pourquoi SCANI fonctionne comme elle fonctionne aujourd’hui et comment ils peuvent influer sur ce fonctionnement pour aider là coopérative à poursuivre ses buts.

Un énorme travail de documentation et d’histoire est donc, en premier lieu, nécessaire. Même s’il n’est pas impossible de mener ce travail sans faire partie des conseils, la « légitimité de la fonction » pourrait appeler la « légitimité de l’action ».

L’espoir est qu’en apprenant le pourquoi du comment de SCANI, les personnes ayant menée ce travail se sentent plus à même de poursuivre leur action en faisant évoluer la coopérative.

Comment faire acte de candidature ?

Envoyez vos candidatures, motivées ou pas, à contact@scani.fr. Pensez à joindre une courte biographie (3 ou 4 lignes) qui servira à vous présenter à l’ensemble des autres membres.

L’ajout ou le retrait d’un administrateur peut se faire à tout moment, l’assemblée générale étant réputée permanente.

D’un point de vue concret, cette opération entraîne un certain nombre de déclarations, de formalités et a un coût de l’ordre de 300 € pour SCANI. Sauf impérieuse nécessité, il est donc préférable de grouper les entrées et éventuelles sorties d’une même année à une date unique.

L’habitude a été prise que cette date soit celle de la clôture des votes concernant l’exercice comptable de l’année précédente.

Le conseil de surveillance

Mission

Le conseil de surveillance est garant de l'application en tous temps de la Charte éthique Scani

Méthode de fonctionnement

Chaque membre du conseil de surveillance doit s'imprégner de l'esprit de SCANI, comprendre la charte, le passif de la coopérative et peut à ce titre demander toute explication ou récit qui lui semblerait utile à d'autres membres de SCANI.

Le conseil de surveillance pose ses questions avec respect et courtoisie en se gardant de toute discrimination et se doit de trouver des solutions aux problèmes d'éthique qu'il a soulevé ou qui lui ont été soumis en gardant à l'esprit le fonctionnement de SCANI

Lors des débats de l'assemblée générale permanente, le conseil de surveillance de réunit pour traiter l'ordre du jour qui émane des débats et qui sera voté sous l'angle éthique et peut, s'il le souhaite, présenté un compte rendu de ses propres débats à l'assemblée générale avant le vote.

Le conseil de surveillance peut exiger l'exclusion d'un membre du conseil d'administration d'un débat ou d'un vote où cette personne serait en position de conflit d'intérêt manifeste, étant entendu qu'il serait souhaitable que chaque membre du conseil d'administration fasse lui même ce travail pendant les débats et lors des votes.

Le conseil de surveillance peut limoger un membre du conseil d'administration sous condition d'expliquer avec précisions les motifs, tenants et aboutissants de cette décision à l'assemblée générale permanente. Dans le cas ou la situation exigerais que le conseil de surveillance limoge plusieurs membres du conseil d'administration, il a l'obligation de lancer un débat et un vote à l'assemblée générale permanente.

Le conseil de surveillance valide les documents de transparence et fait un état des lieux annuel sur l'application de la charte et le bilan financier des acteurs en risque de conflit d'intérêt.

Moyens

Le conseil de surveillance dispose d'une liste interne de diffusion d'email qui ne comprend que ses membres. Les membres du conseil de surveillance peuvent demander le remboursement de leur frais dans l'exercice de leur mission.

Composition

Le conseil de surveillance est exclusivement composé de membres physiques sans intérêts financiers dans la coopérative. Idéalement, ils devraient également être par ailleurs représentants de l'intérêt collectif au sens large (élus, chambre de commerce, gérant d'entreprise, ...). Les membres du conseil de surveillance peuvent, bien entendu, participer au reste de la vie de la coopérative de façon bénévole.

Il est élu par l'assemblée générale permanente et est composé d'au moins trois personnes et d'au plus sept personnes.

Membres du conseil de surveillance :
Anciens membres du conseil de surveillance :

Le conseil d'administration

Le conseil d'administration n’est pas un organe de gestion à proprement parler ni de contrôle du travail, de sa qualité ou de sa quantité. Il a pour mission principale d’intervenir en cas d’échec d’obtention d’un consensus au sein des actifs et tranche la décision. En cas de partage des voix au sein du conseil d’administration, le président du CA tranche.

Sa composition actuelle, compte tenu de la pluralité des rôles de ses membres, ne permet pas un exercice correct de cette mission. Il est donc nécessaire de définir une composition cible qui soit pluraliste par rôles et secteurs géographiques., les membres du CA impliqués dans l’opérationnel choisissant un rôle prédominant et s’efforçant de ne pas manger à tous les râteliers. Ce cadre de fonctionnement, devra, s’il s’avère être probant, faire l’objet d’une modification des statuts.

Le CA veille en particulier à la bonne tenue des comptes et de la communication au sein de la coopérative, à l’organisation des débats et votes de l’assemblée générale permanente et à l’image de SCANI en général.

Membres du conseil d'administration
Présidents du conseil d'administration
Anciens membres du conseil d'administration
Décisions du conseil d'administration