Les comptes rendus de réunions

Une grande partie du travail de la coopérative est de mettre d'accord tout le monde. Compte-rendus des discussions (quand on a le temps et l'énergie de les écrire)

2022-01-04 - Réunion à propos du site et du SI

Présents

Seb, Marc, Bruno, Alan (parti au milieu)

Objectif

Le site internet de la coopérative (https://www.scani.fr/) en est à sa seconde version. Il a l'avantage d'être relativement élégant et de contenir le gros de ce qu'est SCANI, mais il est globalement "moyen en tout". On ne rentre dans aucun détail, on y aborde tous les sujets, et il faut se débrouiller pour trouver ce qu'on cherche un peu plus loin.

Le SI (Système d'Information), quant à lui, c'est l'outil qui sert (notamment) aux membres de la coopérative à accéder à leur compte. Il a été principalement développé dans un soucis fonctionnel. Avec le temps, de nombreuses fonctions y ont été ajoutées, l'usage est donc parfois un peu alambiqué.

L'atelier du jour consiste à définir ce qui devrait évoluer sur ces deux outils.

Typologie des visiteurs

Nous avons commencé par lister les différentes catégories d'utilisateurs susceptibles de se rendre sur le site et le SI. L'idée est de se souvenir des différents cas pour éviter de se focaliser sur la majorité et d'oublier certains cas particuliers.

Revue du processus d'inscription au SI

Avant l'inscription

La page d'accueil est assez chargée, on prévoit de supprimer les informations chiffrées de la coopérative et l'archive planning (tout en les rendant accessibles via un bouton). La répartition 2/3 1/3 est à priori fonctionnelle. Les textes sont peut être à retravailler un peu.

Il faut inclure un bandeau avec logo SCANI sur l'ensemble des pages qui en sont dépourvues. On prendra soin, par gain de place, à supprimer le logo sur les bandeaux des actifs référencés.

Il faut uniformiser le vocabulaire et choisir entre "inscription" et "création de compte"

Pendant l'inscription

Le formulaire plein d'entrées / cases à cochées est rebutant voir pénible sur tablette et smartphone. On pourrait le remplacer par une succession de boites de dialogues obligatoires ou optionnelles selon les cas.

La page de confirmation de prise en compte qui informe qu'un mail a été envoyé est trop succincte, il faut la développer un peu. Voir si on peut inclure un lien qui lance le logiciel de messagerie. Le contenu du mail en lui même doit être revu également. Enfin, la dernière page de confirmation après validation devrait également être revue et, entre autre, permettre la connexion immédiatement.

On prévoit également l'envoi d'un second mail contenant un package de bienvenue et expliquant les différentes options suivantes.

Après l'inscription

Lors de la première connexion, on est bombardé d'informations d'importances relativement diverses. Il faut simplifier tout ça pour les primo-arrivants avec un guide "pas à pas" selon l'arbre suivant :

Pourquoi vous êtes-vous inscrits à SCANI ?

Un bouton permettant de retrouver cet accompagnement sera dispo pour tous.

Pour la souscription

Quand une personne veut souscrire à SCANI, par soutien ou pour obtenir une connexion, il faut saisir un RIB et valider l'acquisition d'une ou plusieurs parts de la coopérative.

L'idée de faire un détour par la page "mon compte" comme actuellement est bonne : elle permet au visiteur de vérifier ses informations personnelle avant de signer numériquement le PDF d'adhésion. On prendra tout de même soin de mettre plus en évidence la nécessité de saisir un RIB. On n'oublie pas les collectivités en proposant de façon visible le téléchargement du formulaire PDF à remplissage manuel dédié aux structures publiques réglant les factures par mandat administratif.

Une fois le RIB saisi, on embraye directement sur la page de validation qu'on conservera identique avec une petite reprise de la case à cocher "prélevez tout de suite" pour mieux expliquer la chose. Dans le cas de non réception du SMS de validation, on proposera sur la page d'accueil de "reprendre l'adhésion interrompue".

Revue des fonctions générales du SI

Renvoi à une réunion ultérieure

Revue du site web public

Renvoi à une réunion ultérieure

2022-09 Réunion décisionnelle du 27 Septembre

Sont présents :

En visio :


Début de la réunion à 18h30 au fablab



Article sur le 144FO coupé

Dossier récurent : Voir l'historique

L’article sur la coupure du câble fibre (144FO) n’est pas encore écris pour la newsletter, le le sera prochainement.

 Cela fait suite à la coupure du câble de fibre de Scani dans Joigny, dans l’été 2022.



Dossier CACB Voisines / Bergerie

Dossier récurent : Voir l'historique

Depuis quelque temps, le Crédit Agricole nous a approché pour mettre en place une solution locale pour amener de l'internet à ses employé dans des zones reculées de l'Yonne. Une rencontre avait été effectuée à Dijon.

Deux dates ont été proposées pour faire une visio.



Suite de l'AG

À la suite de l’AG, deux membres se sont porté volontaires pour concevoir un document « Comment parler de Scani ? ». On avait relevé un problème de communication, dans la mesure où les membres ont des difficultés à parler de Scani et expliquer comment ça fonctionne, techniquement mais aussi administrativement.


Une réunion est prévue le mardi 4 octobre à 16h30 pour parler de ça.



Nos amis de la fédération (FDN)

On travaille avec ARN en Alsace pour leur fournir une porte de collecte Altitude, car il ne sont pas encore assez gros pour en prendre une à eux seul.

Nos amis d'ARN (Alasace Réseau Neutre), ont pris dix parts.

Scani va en retour adhérer à ARN.


De la même façon qu'ARN pour le FTTH avec Altitude, nos amis d’Aquilnet à Bordeaux, s’intéressent à la connexion fibre via Kosc, mais via notre porte de collecte car eux n’en ont pas.



Nouveau SI

Il y a un début d’ossature d’un nouveau système d’information (SI).

On va mettre en service cette nouvelle version seulement pour les fonctions simples qu’utilisent les coopérateurs, comme le tableau de bord et récupérer la dernière facture.



Assurances

L’assurance de la Scanimobile (la voiture d’intervention de Scani) est à jour.

L’assurance du rez-de-chaussé / maillet (fablab) est à jour également.


Il reste le deuxième étage du B38, le datacenter, et le fait qu’Alan travaille en hauteur à assurer.

Il faut prendre en compte dans le datacenter, le local en lui-même à assurer, mais également le matériel qui se trouve dedans. Nous avons déjà l’assurance de responsabilité civile qui couvre le matériel dans le datacenter.

Todo

Il faut s’assurer qu’en cas de pépin, le matériel dans le DC, qu’il appartienne à Scani ou à la mairie, soit couvert par les assurances. Marc et Laetitia s’en occupent.

Il faut trouver des extincteurs pour le rez-de-chaussé et le datacenter.




Déploiement Racine

Dossier récurent : Voir l'historique

Plusieurs choix d'OLT (Optical Line Terminal, qui permet de mutualiser les fibres optiques) s'offraient à nous, mais aucun convenait à notr utilisation : soit trop onéreux (Cisco), soit un enfermement dans un seul écosystème (Ubiquiti), soit contraire à notre éthique (Huawai).

On a reçu les devis pour un nouvel OLT pour le Datacenter, ainsi que des ONT qui vont avec.




2ème étage / Vie commune

On se questionne de savoir si l’espace au 2ème étage qui contenait le cluster de serveurs de virutalisation pendant la période du covid (qui a été migré dans le datacenter depuis) doit devenir un atelier ou non. Aucun élément de réponse concret à été défini.


Plusieurs personnes dont Christophe sont intéressés pour reprendre le projet du clône d’internet, mais la salle peut pas être utilisée pour ce projet.

Une journée grand ménage est organisée le Vendredi 7 Octobre pour nettoyer et ranger le 2ème étage.


Todo

Il faudrait par la suite mettre en place un planning pour nettoyer régulièrement, aussi bien le 2ème étage que le rez-de-chaussé, idéalement une fois toutes les deux semaines.

Il faudrait aussi lister les bonne pratique en fonction des lieux, pour la propreté et le rangement du lieu.


La salle de réunion au 2ème étage est très peu utilisée. On peut aussi avoir accès à la salle de réunion au 1er étage si besoin.

Plein soleil et la Convergence des Possibles (CDP) se retrouvent parfois en manque d’espace pour travailler, mais il n'est pas souhaitable que cette pièce serve pour accueillir des employés de la CDP.


Lorsque la ventilation est allumée au deuxième étage, cela génère un bruit que certaines personnes ne supportent pas pour travailler. Cependant lorsque cette ventilation est éteinte, une odeur d'égout se répand en quelques heures dans tout le B38.

Todo

Demander à la CCJ de régler le problème d’odeurs d’égouts dans le B38.




Rez-de-chaussé


Il est mis en évidence que certaines personnes se servent de la vaisselle dans la cuisine au rez-de-chaussé, mais ne la nettoie pas et la laisse dans l’évier.


Marc et Miguel, avec Walter, ont proposé de faire une webradio. Un pièce dans le rez-de-chaussé du B38 sera utilisée pour installer la webradio. Il faut vider et faire des travaux pour aménager cette pièce.

Des travaux d’électricité sont prévus dans le rez-de-chaussé du B38 pour passer toutes les lignes électriques sur le compteur de Scani



Collectes fibre

Yconik

Un RDV pour l’installation de la fibre avec Yconik est prévu demain après-midi (28 octobre) à Saint-Aignan, cependant les techniciens pour l’installation sont venus ce matin, sans nous avoir prévenu directement. Ils ont contacté la mairie directement pour modifier le rendez-vous initialement prévu, heureusement que la mairie nous à prévenu.


BFCFibre

On a une visio prévue demain matin (28 octobre) avec Orange, pour savoir comment exploiter les zones BFCfibre en activé.




Nouveau site de Scani


Le nouveau site web de Scani commencée par Quentin est toujours en ligne, il attends des retours et des gens pour donner des idées. Le lien : https://scani.netwaze.fr/




Datacenter


La facturation du matériel hébergé pour la mairie permet de couvrir 70 % de la facture d’électricité du datacenter.

Tout les clusters de serveurs en production ont une redondance électrique sur l’onduleur de la mairie. Tout les switchs qui alimentent les fibres sont alimentés sur un autre petit onduleur.


La mairie doit avoir un accès au datacenter pour assurer le roulement (une fois par semaine) des cassettes de sauvegardes de leurs équipements.

Il est donc proposé :

- Soit on prête la clé du datacenter à la mairie pour la faire recopier ;

- Soit on met en place une boite à clé ;

- Soit on donne la clé des bureaux là-haut, où se trouve une clé du datacenter.

Une déclaration sur l’honneur sera demandé à Gaël Bertrand pour l’accès au datacenter.



Réseau radio de Scani

Todo

Suite aux récents problème sur le relai vers Jussy, Enedis ont changé le sectionneur électronique. Cependant, il pourrait être intéressant de mettre un onduleur sur ce relai. Il faut aussi réfléchir sur comment être prévenu quand il y a une coupure de courant sachant que l’onduleur ne sais pas le faire nativement. Laura ? 4G ?



Newsletter

La newsletter commence à être bien fournie. On a choisi de prendre le datacenter comme sujet prinipal. On va parler du fibrage prochain de la grilletière, la revue de l’église de Seignelay et le fibrage de la mairie, ainsi que l’interview à la foire d’Auxerre.












2022-08 Réunion décisionnelle du 23 Août

Présents :


Début de la réunion à 18h sur le parking à l'arrière du B38


Article sur le 144FO coupé

Dossier récurent : Voir l'historique

L’article sur la coupure du câble fibre (144FO) n’est pas encore écris pour la newsletter, le le sera prochainement.

 Cela fait suite à la coupure du câble de fibre de Scani dans Joigny, dans l’été 2022.





Dossier CACB Voisines / Bergerie

Dossier récurent : Voir l'historique

Depuis quelque temps, le Crédit Agricole nous a approché pour mettre en place une solution locale pour amener de l'internet à ses employé dans des zones reculées de l'Yonne. Une rencontre avait été effectuée à Dijon.

Todo

Un document doit être envoyé. Le dossier a été ralenti à cause des vacances.



Assurances

Dossier récurent : Voir l'historique

L’assurance de la ScaniMobile (la voiture d’intervention de Scani) est signé. La vignette d'assurance est dans la voiture.

L’assurance du rez-de-chaussé / maillet (fablab) est à signé.


Pour la ScaniMobile, le contrat d'assurance comprend 5000km. Pour augmenter le kilométrage, il suffit appeler l'assurance ou se déplacer.



DataCenter [Finir la partie assurance/datacenter (+2ème fichier)]

Plusieurs choses interpelle Marc :

Actuellement, on a seulement l'assurance de responsabilité civile, qui couvre les dommage causés aux tiers par la coopérative.





Préparation de l'AG

Le concert initialement prévu n'aura pas lieu, faute de musiciens.

Les deux animations préparées par Alan et Louhan seront prêt, on aura besoin du vidéoprojecteur et de l'écran dans le bar asso.

Rappeller l'AG par mail

Todo

Faire un mail de rappel aux gens pour l'AG, en leur demander de confirmer s'il seront présents avant jeudi.


Repas

D'après le Framadate, il y aura au moins 18 personnes, et jusqu'à 8 personnes supplémentaires.

Leatitia, Alan et Fred s'occupent d'aller faire le courses et de préparer à manger.


Ateliers

L'idée est de lancer les questions et de laisser les gens poser leur questions pour créer des groupe spécifiques permettant de réfléchir et travailler sur un sujet en particulier. Cela permettrait de faire ressortir tout les défauts de communication, d'organisation et de documentation que l'on a ou pas sur chacun des sujets.

Todo

Il faut ranger et préparer le bar asso, installer les chaises, l'écran ...


Sonorisation

Todo

Louhan apportera du matériel de sonorisation pour l'AG.



Alternants

Quentin a terminé son contrat.

Cependant, on a été approché par Valentin pour un contrat d'alternance pour un BTS ou un IUT.

Plusieurs solutions :

Nous n'avons pas de nouvelles suite à sa demande.


Todo

Pour nous permettre de recruter des alternant, on peut contacter les écoles pour proposer un contrat d'alternance.

On peut aussi faire de la communication sur les réseaux sociaux en ouvrant à toute la France, sachant qu'il y a de quoi dormir sur joigny, par exemple la casba.

Élargir la proposition à toute la France permet de faire découvrir Scani à des personnes hors de l'Yonne, et peut-être que l'alternant sera capable de créer une structure semblable là d'où il vient, si besoin, grâce à Scani.



OTRS / Tickets

On a énormément de tickets dans OTRS. Beaucoup de tickets ne sont pas fermés, et certains tickets sont même sans réponse.

Plusieurs personnes ont accès à OTRS, et peuvent traiter ces tickets, mais plusieurs problèmes ont été soulevés :


Todo

S'assurer que tout le monde ai la même configuration dans OTRS.

Retirer les fonctions que l'on utilise pas dans OTRS, pour simplifier l'interface.

Écrire une documentation qui explique comment fonctionne OTRS et comment s'en servir.

Exemples :


Nouveau SI

Le SI (Système d'Information, accessible sur https://cooperateur.scani.fr) est construit sur la base de deux Framework (Bibliothèque de fonctionnalités pour aider au développement), Mojolicious et Bootstrap.

Le premier, Mojolicious, est à jour, cependant Bootstrap n'est plus maintenu, et on a deux versions de retard (cependant, cela n'entraîne aucune faille de sécurité). Cela limite la création de jolies interfaces.

Développer un nouveau SI permettrait :

Le nouveau SI peut fonctionner en parallèle de l'ancien pour le mettre en place et l'améliorer petit à petit.



Communication interne / Télégram

Depuis quelque temps, on a créé un canal Télégram (groupe de discussion) pour le repas du midi, qui contient les membres actifs que ça intéresse.

Le résultat est bénéfique car le canal Actif n'est plus inondé le midi par les gens qui répondent pour manger, et inversement, cela permet d'inclure des gens qui ne sont pas actifs dans le canal pour le repas.

Cependant il y a encore beaucoup de messages qui n'intéressent que peu de gens, ou qui n'ont pas forcément leur place dans ce canal.

Todo

Acheter un tableau effaçable pour le fablab pour noter les choses importantes ou à faire.



Déploiement Racine

Dossier récurent : Voir l'historique

Plusieurs choix d'OLT (Optical Line Terminal, qui permet de mutualiser les fibres optiques) s'offraient à nous, mais aucun convenait à notre utilisation : soit trop onéreux (Cisco ou Nokia), soit un enfermement dans un seul écosystème (Ubiquiti), soit contraire à notre éthique (Huawai).

Bruno a trouvé un fabriquant Chinois qui fabrique des OLT et des ONT qui n'ont pas les problème évoqués ci-dessus. Il permet d'alimenter 8 armoires.

Bruno va donc demander le devis pour commander les appareils



2ème étage

Il y a beaucoup de bazar et de la poussière et du sale s'accumule dans nos locaux au 2ème étage du B38.

Todo

Définir un jour pour faire un grand ménage au 2ème étage.



Confort de travail

Alan ne peut pas rester assis toute la journée.

Plusieurs solutions proposées :

Aucune décision n'a été prise.









Les dossiers récurents

Lorsque les dossiers sujets à décision sont présents sur plusieurs réunion, on met un historique ici

Les dossiers récurents

Déploiement Racine

2022-08 Réunion décisionnelle du 23 Août

Plusieurs choix d'OLT (Optical Line Terminal, qui permet de mutualiser les fibres optiques) s'offraient à nous, mais aucun convenait à notre utilisation : soit trop onéreux (Cisco ou Nokia), soit un enfermement dans un seul écosystème (Ubiquiti), soit contraire à notre éthique (Huawai).

Bruno a trouvé un fabriquant Chinois qui fabrique des OLT et des ONT qui n'ont pas les problème évoqués ci-dessus. Il permet d'alimenter 8 armoires.

Bruno va donc demander le devis pour commander les appareils

 

 

2022-09 Réunion décisionnelle du 27 Septembre

Plusieurs choix d'OLT (Optical Line Terminal, qui permet de mutualiser les fibres optiques) s'offraient à nous, mais aucun convenait à notr utilisation : soit trop onéreux (Cisco), soit un enfermement dans un seul écosystème (Ubiquiti), soit contraire à notre éthique (Huawai).

On a reçu les devis pour un nouvel OLT pour le Datacenter, ainsi que des ONT qui vont avec.

2023-02 Réunion Décisionnel du 28 février